Tenaamstellen&Go
Snel en volledig digitaal tenaamstellen
Tijd besparen door automatisering
Het overschrijven van voertuigen bij de RDW vraagt om meerdere handmatige stappen:
Eerst het aanmaken, printen en laten ondertekenen van de machtiging. Dan het scannen en opslaan van het document. Daarna het uitvoeren van de tenaamstelling en tenslotte het printen van het tenaamstellingsverslag voor de klant.
Tenaamstellen & Go heeft dit proces geautomatiseerd. Met Tenaamstelllen & Go maakt je de machtiging aan, begeleidt je de digitale ondertekening en voer je daarna de tenaamstelling uit. Alle documenten worden veilig opgeslagen en gekoppeld aan het juiste dossier.
Werken volgens de regels
RDW-compliance: Met GRIPnGO borgt je de bedrijfsprocessen en werkt je geheel volgens de officiële RDW-procedures. Zo voorkomt je dat certificaten ingetrokken worden en weet je zeker dat je geen boetes ontvangt.
In de huidige tenaamstellings-praktijk worden persoonsgegevens per email heen en weer gestuurd of slingeren zomaar rond. Tenaamstellen & Go zorgt dat al deze gegevens in een beveiligde digitale omgeving worden opgeslagen. Documenten en privacygevoelige gegevens worden na afronding van het proces automatisch verwijderd – volledig conform de bewaartermijnen en dataminimalisatie-eisen.
Snel, foutloos en flexibel
Omdat bedrijfsprocessen bij iedere onderneming net iets anders zijn opgezet, is Tenaamstellen & Go ontworpen om zo flexibel mogelijk te zijn. Tenaamstellen & Go is eenvoudig zó in te richten dat het precies op jullie workflow aansluit.
Voor medewerkers die voertuigen op locatie tenaamstellen hebben we een mobiele app ontwikkeld: Van machtiging tot ondertekening en registratie: alles kan direct via de app worden afgehandeld – snel, eenvoudig en volledig digitaal.
Voor bedrijven met grotere volumes is er het portaal. Hier beheer je dossiers, volg je statussen en heb je één overzicht van alle lopende en afgeronde tenaamstellingen.
Slimme koppelingen met systemen als SAM, Syntec, Gripp en Salesforce zorgen dat alle voertuig-, klant- en bedrijfsgegevens automatisch worden opgehaald en gesynchroniseerd. Dat scheelt veel tijd én voorkomt fouten.
Meer slimme functies
Tenaamstellen & Go integreert naadloos met je bestaande software. Via Dely worden lease-afleverformulieren bijvoorbeeld automatisch gekoppeld aan Tenaamstellen & Go. De tenaamstelling maakt zo direct onderdeel uit van het afleverproces.
Verwerk je veel voertuigen tegelijk? Dan kun je met de bulkfunctie zakelijke klanten meerdere machtigingen in één keer ondertekenen. Handig voor leasemaatschappijen, importeurs of dealers met hoge volumes – efficiënt én volledig compliant.
Tenaamstellen & Go kan worden gekoppeld aan je betalingssysteem. Zo kun je instellen dat voertuigen alleen tenaamgesteld kunnen worden als ze betaald zijn. Dat voorkomt fouten, ongewenste registraties en houd je financiële proces volledig onder controle.
• Volledig digitaal proces, zonder papierwerk
• Ondersteuning voor OTT-tenaamstellingen
• Koppelingen met SAM, Syntec, Gripp, Salesforce en Dely
• Lease-afleverformulieren direct gekoppeld via Dely
• Wettelijke en AVG-compliance geborgd
• Automatische verwijdering van privacygevoelige gegevens
• Alleen tenaamstellen na betaling
• Flexibel gebruik via app of portaal
• Bulkverwerking voor grote volumes
• Minder fouten, meer snelheid en grip
Klantcase: Toyota Centraal Bestel
Van handmatig proces naar volledig digitale tenaamstelling
De uitdaging
Centraal Bestel is binnen het Toyota-netwerk verantwoordelijk voor alle leasevoertuigen. Ze verzorgen voor iedere auto de volledige administratieve afhandeling: van het opstellen van digitale machtigingen tot het uitvoeren van de daadwerkelijke tenaamstellingen.
Dit proces verliep tot voor kort grotendeels handmatig en bestond uit veel losse stappen:
• De dealer verzamelde de klant- en rijbewijsgegevens.
• Op basis van deze gegevens maakte Centraal Bestel een digitale machtiging aan.
• Deze werd per e-mail naar de dealer gestuurd.
• De dealer liet de klant tekenen, stuurde het document terug naar Centraal Bestel, waarna de tenaamstelling kon worden uitgevoerd.
• Centraal bestel stuurt via de e-mail het tenaamstellingsverslag naar de dealer.
• Tot slot werd het tenaamstellingsverslag weer via de dealer aan de klant overhandigd.
Een foutgevoelig en tijdrovend proces, waarbij de status van een dossier vaak moeilijk te volgen was.
De oplossing
GRIPnGO heeft dit proces waar mogelijk geautomatiseerd. Alle voertuiggegevens zijn direct beschikbaar in het systeem. De dealer controleert samen met de klant de gegevens en scant vervolgens het rijbewijs. De digitale machtiging wordt hierna automatisch aangemaakt. De klant ondertekent de machtiging in het bijzijn van de dealer.
Zodra de machtiging is ondertekend, ontvangt Centraal Bestel automatisch een melding. De dealer kan dan direct de tenaamstelling aanvragen. Het systeem houdt rekening met mogelijke blokkades of beperkingen, zodat alleen voertuigen die daadwerkelijk tenaamgesteld mogen worden, worden verwerkt.
Het resultaat
• Volledige digitale afhandeling: geen handmatige documenten, e-mails of losse stappen meer.
• Tijdwinst: het proces dat voorheen dagen kon duren, is teruggebracht tot enkele minuten.
• Minder fouten: alle gegevens worden digitaal gevalideerd en gecontroleerd.
• Meer controle: Centraal Bestel heeft volledig inzicht in de status van iedere aanvraag.
• Minder werk voor de dealer: alles gebeurt in één flow, met de klant aan de balie.
• Compliant: proces voldoet aan de eisen van de RDW en GDRP
Start nu met Tenaamstellen & Go!
Klaar om direct tijd en geld te besparen? Benieuwd hoe Tenaamstellen & Go je voertuigoverschrijvingen kan versnellen én vereenvoudigen? Neem nu contact met ons op!
